Funktionen
Alles, was im Salon-Büro anfällt
HeadOffice besteht aus einer Basis und Modulen. Sie starten mit dem, was Sie brauchen – und schalten später einfach dazu.
🗂️ Modul
Basis: Personal, Urlaub & Dienstplan
Das Herz von HeadOffice – immer enthalten.
- Digitale Personalakte mit Stammdaten, Dokumenten und Fristen
- Arbeitsverträge aus Vorlagen, digital unterschrieben
- Vertragsänderungen mit Brutto-Rechner und Historie
- Arbeitszeiten je Wochentag, auch „jeden 1. Samstag frei“
- Urlaubsplaner, Anträge, Krankheit, Kind krank, Mutterschutz und Elternzeit
- Urlaubsanspruch automatisch, Resturlaub mit Verfall
- Mitarbeiterbereich am Handy, Benutzer und Rechte, Datensicherung
⏱️ Modul
Zeiterfassung
Arbeitszeit erfassen, wie es im Salon passt – am Tablet am Empfang oder am eigenen Handy.
- Salon-Tablet mit Foto und PIN, Handy mit Face ID
- Pausen nach Arbeitszeitgesetz automatisch
- Stundenkonto mit Soll aus dem Dienstplan
- Nachträge mit Freigabe, Erinnerung bei vergessenem Ausstempeln
- Monatsnachweis als PDF, Monatsmeldung an das Lohnbüro
🎓 Modul
Ausbildung
Azubis gut begleiten – und keine Frist verpassen.
- Digitales Berichtsheft, vom Ausbilder abgezeichnet
- Berufsschultage im Urlaubsplaner
- Zwischen- und Gesellenprüfung mit Erinnerung
- Ausbildungsübersicht aller Azubis
🧴 Modul
Arbeitsschutz
Die Pflichten der BGW im Griff – mit Nachweis.
- Hautschutzplan zum Aushängen
- Gefährdungsbeurteilung je Standort
- Unterweisungen mit Teilnehmerliste und Fälligkeit
- Qualifikationen, Ersthelfer und Brandschutzhelfer
🙋 Modul
Bewerbermanagement
Gute Leute finden und schnell einstellen.
- Eigenes Bewerberportal mit QR-Code für Aushang und Social Media
- Unterlagen, Notizen und Status an einem Ort
- Angebot mit Gehalt und Urlaub berechnet
- Übernahme in die Personalakte mit einem Klick
- Zeugnisgenerator
🧾 Modul
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Das kaufmännische Büro – ohne Ordnerwand.
- Belege scannen, prüfen und an DATEV übergeben
- Kassenbons stempeln, Kontoabgleich
- Verträge wie Miete, Strom und Leasing mit Kündigungsfristen
- Lohnabrechnungen automatisch den Mitarbeitern zuordnen
🏅 Modul
Qualifikationen & Weiterbildung
Wer kann was – und wer sollte als Nächstes wohin?
- Qualifikationsmatrix für das ganze Team
- Nachweise mit Ablaufdatum und Erinnerung
- Weiterbildungen planen
✨ Modul
KI-Assistent
Optional: Dokumente auslesen und Fragen in normaler Sprache stellen.
- „Wer hat nächste Woche Urlaub?“ – Antwort nur mit Daten, die Sie sehen dürfen
- Verträge und Scans automatisch auslesen und zuordnen
- Datenschutzfreundlich: auf Wunsch mit eigener KI, ohne Übertragung an US-Dienste
Weitere Branchen – zum Beispiel Kosmetik und Metallhandwerk – sind in Vorbereitung.
Sehen Sie sich HeadOffice in 20 Minuten an.
Wir zeigen Ihnen die App mit Beispieldaten eines Salons – per Video-Call oder mit eigenem Testzugang. Unverbindlich und kostenlos.